Comment ça marche

Introduction

Bienvenue sur Agenda SMS (RappelSMS) ! Ce guide vous explique le fonctionnement complet de notre service d'envoi automatique de rappels de rendez-vous par SMS.

Agenda SMS est conçu pour simplifier la gestion de vos rendez-vous en automatisant l'envoi de rappels SMS à vos clients. Le système se synchronise avec votre Google Agenda et envoie automatiquement des messages de rappel 24 heures avant chaque rendez-vous (par défaut).

📌 Important : Pour utiliser Agenda SMS, vous devez posséder un compte Google. L'inscription et la connexion au service se font exclusivement via votre compte Google, ce qui garantit une intégration parfaite avec Google Agenda.

Listes des guides

Voici le sommaire des guides:

Vue d'ensemble du fonctionnement

Le principe en 3 étapes simples

1. Inscription avec Google : Vous créez votre compte Agenda SMS en vous connectant avec votre compte Google. Votre Google Agenda est automatiquement synchronisé.
2. Configuration des rappels : Vous définissez vos messages et paramètres (par défaut : rappel 24h avant le rendez-vous)
3. Automatisation : Les SMS sont envoyés automatiquement 24h avant chaque rendez-vous, sans intervention de votre part

Fonctionnement détaillé

1. Synchronisation avec Google Agenda

Dès que vous connectez votre compte Google, Agenda SMS :

• Accède en lecture seule à votre Google Agenda et à vos contacts Google
• Synchronise automatiquement tous vos rendez-vous en temps réel
• Détecte les nouveaux rendez-vous, modifications et annulations
• Récupère les informations nécessaires : date, heure, nom du client, numéro de téléphone
• Génère un lien court vers le site tiny.ovh pour permettre aux clients de confirmer ou annuler leur rendez-vous.

2. Détection des numéros de téléphone

Comment ajouter un numéro de téléphone à un rendez-vous ?

Dans Google Agenda, lorsque vous créez ou modifiez un rendez-vous :

1. Cliquez sur "Ajouter des invités"
2. Tapez le nom du contact (ex: "John Doe")
3. Sélectionnez le contact dans votre liste de contacts Google
4. Vous pouvez ajouter plusieurs contacts au même rendez-vous si nécessaire

Le système Agenda SMS récupère automatiquement le numéro de téléphone associé à chaque contact dans vos contacts Google.

📱 Plusieurs contacts = Plusieurs SMS : Si vous ajoutez plusieurs invités avec des numéros de téléphone, un SMS de rappel sera envoyé à chacun d'eux.

Formats de numéro acceptés :

• Format national : 06 12 34 56 78
• Format international : +33 6 12 34 56 78

⚠️ Important : Le numéro de téléphone doit être enregistré dans le contact Google pour être détecté automatiquement.

⚠️ Important : Les numéros de destination doivent être des numéros de téléphone mobile capables de recevoir des SMS. Les numéros fixes ou les numéros non valides ne recevront pas les rappels. seulement les numéros mobiles sont pris en charge par le service. seulement les numéros mobiles à destination de la france métropolitaine sont pris en charge par le service.

3. Planification des rappels

Le système envoie automatiquement un rappel 24 heures avant chaque rendez-vous. Vous pouvez personnaliser ce délai selon vos besoins.

Le système :

• Calcule automatiquement quand envoyer le rappel (24h avant)
• Prépare le message en utilisant votre modèle personnalisé
• Ajoute automatiquement les informations du rendez-vous (date, heure, nom, lien de confirmation, description du rendez-vous si présente)
• Programme l'envoi du SMS

💡 Envoi manuel : Vous pouvez également envoyer un SMS manuellement à tout moment depuis la page "Mes futurs rendez-vous" si vous avez besoin de communiquer immédiatement avec un client.

4. Envoi automatique des SMS

Au moment programmé :

• Le SMS est envoyé automatiquement au numéro détecté
• Le crédit SMS de votre compte est débité
• L'envoi est enregistré dans votre historique
• Un rapport de livraison est généré

5. Suivi et statistiques

Après l'envoi, vous pouvez :

• Consulter l'historique de tous les SMS envoyés
• Voir le statut de livraison de chaque message
• Suivre votre consommation de crédits SMS

Détection et gestion des cas particuliers

Rendez-vous sans numéro de téléphone

Si un rendez-vous n'a pas de numéro de téléphone détectable :

• Aucun SMS n'est envoyé (aucun crédit n'est débité)

Modification d'un rendez-vous

Lorsque vous modifiez un rendez-vous dans Google Agenda :

• Le système détecte automatiquement la modification
• Si le rappel n'a pas encore été envoyé, il est mis à jour
• Si le rappel a déjà été envoyé, un nouveau SMS peut être envoyé via l'utilisation de la fonctionnalité d'envoi manuel.

Annulation d'un rendez-vous

Quand vous supprimez un rendez-vous :

• Le rappel programmé est automatiquement annulé
• Aucun SMS ne sera envoyé
• Aucun crédit n'est débité

Avantages du système automatisé

Gain de temps

• Plus besoin d'envoyer manuellement les rappels
• Fonctionne 24h/24 et 7j/7
• Traite simultanément tous vos rendez-vous

Réduction des absences

• Taux de confirmation jusqu'à 70% supérieur
• Moins de créneaux perdus
• Meilleure organisation de votre planning

Fiabilité

• Aucun oubli possible
• Envoi ponctuel et précis
• Historique complet de tous les envois

1. Délai de rappel : 24 heures avant le rendez-vous
2. Message type : "Bonjour [Nom], votre rendez-vous est confirmé pour le [Date] à [Heure]. À bientôt !"
3. Horaires d'envoi : toutes les heures sur le fuseau horaire de la france (UTC+1/UTC+2)

Bonnes pratiques

✅ À faire

• Toujours inclure un numéro de téléphone dans vos événements Google Agenda
• Utiliser un format de numéro cohérent
• Personnaliser vos messages selon votre activité
• Vérifier régulièrement vos rapports d'envoi
• Maintenir un crédit SMS suffisant

❌ À éviter

• Ne pas inclure de numéro de téléphone dans l'événement
• Utiliser des formats de numéro non standard
• Envoyer des rappels trop tôt ou trop tard
• Oublier de recharger vos crédits SMS

Questions fréquentes

Ai-je besoin d'un compte Google pour utiliser Agenda SMS ? Oui, un compte Google est obligatoire. L'inscription et la connexion se font uniquement via Google, ce qui permet une synchronisation automatique avec Google Agenda.

Le système modifie-t-il mon Google Agenda ? Non, Agenda SMS accède uniquement en lecture seule. Votre agenda Google n'est jamais modifié.

Que se passe-t-il si je manque de crédits SMS ? Les envois sont suspendus jusqu'au rechargement de votre compte.

Puis-je désactiver temporairement les rappels ? Oui, vous pouvez mettre en pause le service à tout moment depuis votre compte.

Les SMS sont-ils envoyés immédiatement ? Non, par défaut ils sont envoyés automatiquement 24h avant chaque rendez-vous. Toutefois, vous pouvez envoyer un SMS manuellement à tout moment depuis la page "Mes futurs rendez-vous".

Puis-je modifier le délai d'envoi des rappels ? Oui, vous pouvez configurer le délai selon vos besoins (24h, 48h, 1 semaine, etc.). Le délai par défaut est de 24 heures

Les SMS sont-ils envoyés immédiatement ? Non, ils sont envoyés selon le délai que vous avez configuré (par exemple, 24h avant le rendez-vous).

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