Planifiez vos rappels SMS

Introduction

Ce guide vous explique comment configurer la planification de vos rappels SMS. Vous apprendrez à définir vos créneaux d'envoi et à programmer plusieurs rappels avant chaque rendez-vous pour maximiser le taux de présence de vos patients ou clients.

Temps de lecture : 5 minutes

Liste des guides utilisateurs

Voici la liste des guides disponibles:

Accéder à la configuration de la planification

1. Connectez-vous à votre compte Agenda SMS
2. Cliquez sur "Vos paramètres" dans le menu de gauche
3. Sélectionnez "Planification"
4. Vous accédez à la page de configuration de vos rappels

Fenêtre d'envoi

La fenêtre d'envoi définit la plage horaire pendant laquelle vos SMS de rappel peuvent être envoyés. En dehors de cette plage, aucun SMS ne sera envoyé.

Configurer votre fenêtre d'envoi

1. Dans la section "Fenêtre d'envoi", réglez l'heure de début (par défaut : 08h00)
2. Réglez l'heure de fin (par défaut : 20h00)
3. Cliquez sur "Enregistrer"

⚠️ Important : La réglementation française interdit l'envoi de SMS commerciaux en dehors des horaires 08h00–20h00 en semaine et 10h00–13h00 le samedi. Nous vous recommandons de respecter ces limites.

💡 Conseil : Les heures sont interprétées dans le fuseau horaire de votre Google Calendar. Si votre calendrier est configuré en Europe/Paris, 08h00 correspond bien à 08h00 heure de Paris.

Rappels programmés

Les rappels programmés vous permettent d'envoyer jusqu'à 5 rappels avant chaque rendez-vous. Chaque rappel est configuré indépendamment avec son propre délai et ses jours d'envoi autorisés.

Configuration par défaut

À la création de votre compte, deux rappels sont préconfigurés :

💡 Pourquoi 48h le samedi ? Pour un rendez-vous le lundi à 14h, le rappel à 24h tomberait le dimanche — hors de votre fenêtre d'envoi. Le rappel à 48h permet d'envoyer le SMS le samedi à la place.

Comprendre le délai de rappel

Le délai de rappel correspond au nombre d'heures avant le rendez-vous auquel le SMS est envoyé.

Exemples concrets :

⚠️ Important : Le délai minimum est de 1 heure et le maximum de 168 heures (7 jours).

Comprendre les jours autorisés

Pour chaque rappel, vous choisissez les jours de la semaine pendant lesquels l'envoi est autorisé. Si le jour calculé (rendez-vous − délai) tombe un jour non autorisé, le SMS ne sera pas envoyé par ce rappel.

Exemple :

• Rappel configuré : 24h avant, autorisé uniquement Lundi → Vendredi
• Rendez-vous le lundi à 10h → le rappel tomberait le dimanche → ❌ pas envoyé par ce rappel
• C'est pourquoi un deuxième rappel à 48h le samedi prend le relais → ✅ envoyé le samedi

Ajouter un rappel

1. Cliquez sur le bouton "+ Ajouter un rappel" en bas de la liste
2. Saisissez le délai souhaité (en heures, entre 1 et 168)
3. Sélectionnez les jours d'envoi autorisés (Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam, Dim)
4. Le rappel est créé et actif par défaut

"📸 Capture d'écran du formulaire d'ajout"

⚠️ Limites :

• Maximum 5 rappels par compte
• Chaque délai doit être unique (vous ne pouvez pas avoir deux rappels à 24h)

Modifier un rappel

1. Cliquez sur l'icône ✏️ Modifier sur le rappel souhaité
2. Modifiez le délai ou les jours autorisés
3. Les modifications s'appliquent aux prochains envois uniquement

Activer / Désactiver un rappel

Utilisez le bouton bascule sur chaque rappel pour l'activer ou le désactiver sans le supprimer. Un rappel désactivé est conservé dans votre configuration mais n'envoie aucun SMS.

Supprimer un rappel

1. Cliquez sur l'icône 🗑️ Supprimer sur le rappel souhaité
2. Confirmez la suppression

⚠️ Important : Vous devez conserver au minimum 1 rappel actif. Le dernier rappel ne peut pas être supprimé.

Exemples de configurations recommandées

💼 Professionnel avec rendez-vous en semaine uniquement

💇 Professionnel travaillant aussi le samedi

🏥 Cabinet médical avec rappels anticipés

💡 Conseil : Le rappel à 2h est un rappel de dernière minute le jour même. Combiné au rappel à 24h, il maximise les chances que votre patient se souvienne de son rendez-vous.

Consommation de crédits

⚠️ Chaque rappel envoyé consomme 1 crédit SMS. Si vous configurez 3 rappels pour un rendez-vous avec 2 participants, cela consommera potentiellement 6 crédits (3 rappels × 2 participants).

Ajustez le nombre de rappels en fonction de votre forfait de crédits.

Questions fréquentes

Les rappels peuvent-ils se chevaucher ? Non, chaque rappel cible une fenêtre horaire différente. Un rendez-vous ne sera rappelé qu'une seule fois par niveau de délai.

Que se passe-t-il si je désactive tous mes rappels ? Vous devez conserver au minimum un rappel actif. Si vous souhaitez suspendre tous les envois, désactivez vos rappels un par un en gardant le dernier actif mais en retirant tous les jours autorisés.

Les modifications sont-elles immédiates ? Oui, les modifications s'appliquent dès le prochain cycle d'envoi (vérification toutes les heures entre votre heure de début et votre heure de fin).

Comment le système gère-t-il les fuseaux horaires ? Le système utilise le fuseau horaire de votre Google Calendar. Si votre calendrier est en Europe/Paris, tous les horaires (fenêtre d'envoi, heures de rendez-vous) sont interprétés en heure de Paris.

Puis-je avoir deux rappels avec le même délai ? Non, chaque délai doit être unique au sein de votre configuration.

Prochaines étapes

Maintenant que vous avez configuré vos rappels :

• Configurez vos messages personnalisés
• Consultez vos futurs rendez-vous et envois programmés
• Analysez vos rapports d'envoi

Besoin d'aide ?

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