Ajouter un numéro de téléphone directement dans votre agenda

Introduction

Ce guide vous explique comment envoyer des rappels SMS sans avoir à créer un contact Google pour chaque client. Vous apprendrez à ajouter des numéros de téléphone directement dans la description de vos événements Google Calendar, pour envoyer des SMS de rappel rapidement et simplement.

Temps de lecture : 5 minutes

Pourquoi utiliser cette fonctionnalité ?

Gain de temps

Au lieu de créer un contact Google pour chaque nouveau client, vous pouvez simplement taper le numéro de téléphone dans la description de votre rendez-vous. Idéal si vous avez beaucoup de nouveaux clients chaque jour (coiffeurs, thérapeutes, professionnels de santé).

Simplicité

Vous créez votre rendez-vous dans Google Calendar comme d'habitude, et vous ajoutez le numéro de téléphone au début de la description. C'est tout ! Le SMS de rappel sera envoyé automatiquement.

Quand l'utiliser ?

✅ Recommandé pour :

• Les nouveaux clients que vous voyez une seule fois
• Les clients occasionnels que vous ne souhaitez pas ajouter à vos contacts
• Les rendez-vous ponctuels ou urgents
• Les professionnels avec un fort renouvellement de clientèle

❌ Non recommandé pour :

• Les clients réguliers (préférez les contacts Google)
• Si vous avez besoin de la fonction confirmation/refus par SMS (nécessite un contact Google)

💡 Conseil : Cette fonctionnalité est complémentaire aux contacts Google, pas un remplacement. Utilisez-la quand c'est pratique, mais continuez d'utiliser les contacts Google pour vos clients réguliers.

Ajouter un numéro dans la description

Étape par étape

1. Ouvrez votre Google Calendar
2. Créez un nouvel événement ou modifiez un événement existant
3. Dans le champ Description, ajoutez le numéro de téléphone au tout début
4. Complétez les autres informations du rendez-vous (titre, heure, etc.)
5. Enregistrez l'événement

📸 Capture d'écran : Événement avec numéro dans la description

Formats acceptés

Agenda SMS reconnaît les formats de numéros de téléphone mobile français suivants :

⚠️ Important : Seuls les numéros mobiles français (commençant par 06 ou 07) sans espaces, tirets ou points sont actuellement supportés.

Exemples de descriptions valides

Exemple 1 - Numéro seul :

0612345678

Exemple 2 - Numéro avec texte :

0612345678 Première consultation - RDV important

Exemple 3 - Numéro avec notes :

0612345678 Apporter carte vitale et ordonnances

Exemple 4 - Format international :

+33612345678 Client nouveau - coupe + coloration

💡 Important : Le numéro sera automatiquement retiré de la description dans le SMS envoyé. Seul votre texte après le numéro apparaîtra dans le message.

⚠️ Règle importante : Le numéro de téléphone doit apparaître au tout début de la description (première ligne). Si vous ajoutez du texte, mettez-le après le numéro.

Plusieurs numéros pour un même rendez-vous

Vous pouvez envoyer le SMS de rappel à plusieurs personnes pour un même rendez-vous en séparant les numéros par une virgule (sans espace après la virgule si possible).

Exemple - Rendez-vous familial :

0612345678,0687654321 Consultation famille Dupont

Exemple - Rendez-vous de couple :

0612345678,+33798765432 Séance thérapie de couple

Exemple avec espaces (accepté) :

0612345678, 0687654321 RDV important

💡 Conseil : Chaque personne recevra son propre SMS de rappel. Assurez-vous d'avoir le consentement de chaque destinataire avant d'envoyer un SMS.

Règles et limitations

⚠️ Position du numéro

Le numéro de téléphone doit être au début de la description. Si vous ajoutez autre chose avant (texte, espaces, emojis), le numéro ne sera pas détecté.

❌ Incorrect :

RDV avec Madame Dupont
Téléphone : 0612345678

✅ Correct :

0612345678
RDV avec Madame Dupont

📵 Pas de confirmation/refus par SMS

Lorsque vous utilisez un numéro dans la description, le SMS de rappel ne contiendra pas de lien pour confirmer ou refuser le rendez-vous.

Pourquoi ? Le système de confirmation nécessite un contact Google avec une adresse email associée pour mettre à jour le statut du rendez-vous dans votre calendrier.

Message envoyé :

Rappel : Rendez-vous demain à 14h30

Message NOT envoyé :

Rappel : Rendez-vous demain à 14h30
Confirmer : https://...
Annuler : https://...

💡 Conseil : Si vous avez besoin de la fonction confirmation/refus, ajoutez la personne comme contact Google avec son email et son numéro de téléphone.

🇫🇷 Numéros français uniquement

Seuls les numéros mobiles français (06 et 07) sont actuellement supportés. Les numéros fixes (01, 02, 03, 04, 05, 09) et internationaux (hors France) ne sont pas pris en charge.

Si vous ajoutez un numéro non supporté :

• Le numéro sera ignoré
• Aucun SMS ne sera envoyé pour ce numéro
• Aucune erreur ne s'affichera (vérifiez votre journal SMS dans le tableau de bord)

🔍 Validation du format

Le système vérifie automatiquement le format de chaque numéro de téléphone. Si un numéro est invalide :

• Il sera ignoré silencieusement
• Vous pouvez vérifier dans votre journal SMS si un SMS n'a pas été envoyé

💡 Conseil : Consultez régulièrement votre tableau de bord SMS pour vérifier que tous vos rappels sont bien envoyés.

Priorité entre contacts Google et description

Comment ça marche ?

Agenda SMS recherche les numéros de téléphone dans cet ordre de priorité :

🥇 PRIORITÉ 1 : Numéros dans la description

• Si un ou plusieurs numéros sont détectés au début de la description
• Ces numéros sont utilisés en priorité absolue
• Les contacts Google sont ignorés pour cet événement

🥈 PRIORITÉ 2 : Contacts Google (fallback)

• Si aucun numéro n'est trouvé dans la description
• Le système cherche dans vos contacts Google
• Utilise les numéros associés aux participants invités

Exemple 1 - Description uniquement :

• Description : 0612345678 RDV important
• Participant invité : marie@example.com (avec numéro 0611111111 dans Google Contacts)

→ Résultat : 1 SMS envoyé uniquement au 0612345678 (description prioritaire)

Exemple 2 - Sans description :

• Description : vide ou sans numéro
• Participant invité : marie@example.com (avec numéro 0611111111 dans Google Contacts)

→ Résultat : 1 SMS envoyé au 0611111111 (fallback sur contacts)

Cas particulier : événement sans participants

Si votre événement n'a aucun participant invité mais contient un numéro dans la description, le SMS sera quand même envoyé !

Titre : Rappel personnel
Description : 0612345678 Ne pas oublier le dossier
Participants : (aucun)

→ Résultat : 1 SMS envoyé au 0612345678

Conformité et consentement

📋 Obligations légales (RGPD)

En utilisant cette fonctionnalité, vous restez responsable de :

1. Obtenir le consentement de chaque destinataire avant d'envoyer un SMS
2. Respecter le droit d'opposition (permettre aux personnes de refuser les SMS)
3. Informer les personnes de l'utilisation de leurs données
4. Respecter les horaires légaux d'envoi (configurables dans vos paramètres)

⚠️ Important : Agenda SMS est un outil technique, mais c'est vous qui êtes responsable de la conformité RGPD de vos envois.

💡 Bonnes pratiques

✅ Recommandé :

• Demandez toujours le consentement oral ou écrit avant d'envoyer un SMS
• Mentionnez lors de la prise de rendez-vous : "Je vous enverrai un SMS de rappel, êtes-vous d'accord ?"
• Conservez une trace du consentement (cahier, fichier, CRM)
• Proposez systématiquement une option pour ne plus recevoir de SMS

❌ À éviter :

• Envoyer des SMS à des personnes qui n'ont pas donné leur accord
• Utiliser des numéros trouvés dans un annuaire ou une liste achetée
• Continuer à envoyer des SMS après un refus explicite

🔒 Sécurité des données

Les numéros de téléphone ajoutés dans les descriptions d'événements :

• Restent dans votre Google Calendar (propriété Google)
• Sont lus temporairement par Agenda SMS pour envoyer les rappels
• Ne sont pas stockés dans notre base de données
• Sont supprimés immédiatement après traitement

💡 Conseil : Pensez à nettoyer régulièrement vos anciens rendez-vous dans Google Calendar pour limiter la conservation des données.

Vérifier que ça fonctionne

Tableau de bord SMS

Après avoir créé un événement avec un numéro dans la description, vous pouvez vérifier que le SMS sera envoyé :

1. Allez dans "Tableau de bord SMS"
2. Consultez le journal SMS (liste de vos SMS envoyés)
3. Après l'envoi, vérifiez le statut : Delivered = succès

📸 Capture d'écran : Journal SMS avec statut Delivered

Tester avec votre propre numéro

Pour tester la fonctionnalité sans risque :

1. Créez un événement de test dans les prochaines heures
2. Ajoutez votre propre numéro dans la description
3. Attendez l'envoi du rappel
4. Vérifiez que vous recevez bien le SMS

⚠️ Rappel : Les SMS sont envoyés dans votre fenêtre d'envoi configurée (par défaut 08h00–20h00). Si votre rendez-vous de test tombe en dehors, ajustez temporairement votre fenêtre d'envoi.

Questions fréquentes

❓ Le numéro ne fonctionne pas, pourquoi ?

Vérifiez :

1. Le numéro est-il au début de la description (première ligne) ?
2. Le format est-il valide ? (mobile français 06 ou 07 sans espaces, tirets ou points)
3. Le numéro est-il collé ? 0612345678 et pas 06 12 34 56 78
4. L'envoi tombe-t-il dans votre fenêtre d'envoi ?
5. Avez-vous encore des crédits SMS disponibles ?

❓ Je veux quand même avoir la confirmation/refus par SMS

Pour utiliser la fonction confirmation/refus, vous devez :

• Ajouter la personne comme contact Google avec son email
• Ajouter le numéro de téléphone au contact Google
• Inviter le contact comme participant à l'événement

La fonctionnalité "numéro dans description" ne supporte pas les liens de confirmation.

❓ Puis-je utiliser des numéros étrangers ?

Non, actuellement seuls les numéros mobiles français (06 et 07) sont supportés. Les numéros internationaux seront ignorés.

❓ Y a-t-il une limite de numéros par événement ?

Vous pouvez ajouter plusieurs numéros séparés par des virgules, mais restez raisonnable :

• Chaque SMS consomme un crédit
• Pensez au consentement RGPD pour chaque destinataire
• Pas de limite technique imposée

❓ Que se passe-t-il si j'ajoute un numéro fixe ?

Les numéros fixes (01, 02, 03, 04, 05, 09) ne sont pas supportés et seront ignorés. Aucun SMS ne sera envoyé, aucune erreur ne sera affichée.

Résumé

✅ Ce que vous pouvez faire :

• Ajouter un numéro mobile français (06/07) au début de la description
• Utiliser le format national (0612345678) ou international (+33612345678)
• Ajouter plusieurs numéros séparés par des virgules
• Créer des événements sans participants si le numéro est dans la description

❌ Ce qui n'est pas supporté :

• Numéros fixes (01-05, 09)
• Numéros internationaux (hors France)
• Liens de confirmation/refus pour les numéros en description
• Numéros placés ailleurs qu'au début de la description
• Numéros avec espaces, tirets ou points (06 12 34 56 78, 06-12-34-56-78)

💡 Rappel important : Vous êtes responsable d'obtenir le consentement RGPD de chaque destinataire avant d'envoyer un SMS.

Besoin d'aide ? Consultez notre FAQ ou contactez le support via votre tableau de bord.